Vergadermoe? Volg deze tips

We waren het al; een tikkeltje vergadermoe. Vergaderingen slokken een groot deel van onze werkweek op en ze verlopen vaak stroef en inefficiënt – een collega komt te laat, de ander is slecht voorbereid en weer haalt jouw teamlid iets aan dat de vorige keer al is besproken. En laten we de irritatie door slechte wifi, het door elkaar heen praten, haperende microfoons en thuisgeluiden op de achtergrond niet vergeten. Vergaderen blijft lastig en zeker nu we alles al zo’n lange tijd online doen hebben we te maken met een geheel nieuwe vergadermoeheid.

Online vergaderen moet dus een stuk professioneler. We willen allemaal weer efficiënt aan de slag en toekomen aan het echte werk. Ook al werken we nog steeds aan de eetkamertafel in plaats van op kantoor.

Om jou daarbij te helpen delen we enkele online vergadertips om de focus te bewaren tijdens online vergaderingen, voor efficiënt werken (en hopelijk een vermindering in vergadermoeheid).

1. Plan niet zomaar een vergadering

Heb jij wel eens andere werkzaamheden uitgevoerd tijdens een vergadering? De kans is groot dat je nu ja knikt. Nu we thuiswerken en online vergaderen zijn we nog vaker met andere zaken bezig. Niemand die kan zien dat jij tussendoor even je mail checkt.

Om dit te voorkomen raden we aan om echt alleen te vergaderen omdat het nodig is, niet omdat dat wekelijkse teamoverleg nou eenmaal op de agenda staat. Zo voorkom je dat teamleden het overleg niet belangrijk genoeg vinden en hun kostbare tijd opvangen door tussendoor andere werkzaamheden uit te voeren. Dus plan niet ‘zomaar’ een online vergadering in. Vraag jezelf telkens af wat het doel is van het overleg, wat er besproken moet worden, hoeveel tijd hiervoor nodig is en wees selectief in wie je uitnodigt

2. Stuur teamleden vooraf een agenda

Zo kan iedereen zich op tijd voorbereiden op de online vergadering en kan men gelijk aan de slag met het bespreken van de punten. Een online meeting is immers concentratie- en tijdrovend. Die wil je zo kort en beknopt mogelijk houden.

Daarom laat degene die de vergadering plant vooraf een agenda rondgaan waarin kort het probleem geschetst wordt en de bespreekpunten worden weergegeven. Een toelichting met beknopte argumentatie helpt het overzichtelijk te maken.

Je kunt bijvoorbeeld ook afspreken dat: 2 dagen vóór de vergadering geen agenda = geen vergadering. Iedereen moet zich namelijk goed kunnen voorbereiden.

3. Durf vergaderingen te weigeren

Doordat die agenda je vooraf inzage geeft in de strekking van de online vergadering kun je makkelijk inschatten of dit overleg jouw kostbare tijd waard is. Een vergadering duurt namelijk al snel een uur. Kun jij die tijd nuttiger en productiever besteden? Of heb jij niets te halen of te brengen? Durf de vergadering dan te weigeren.

4. Brainstormen? Dat doe je vooraf

Wij raden aan om een (online) vergadering nooit te gebruiken om te brainstormen over een idee. Dit kun je het beste in je eentje of in een klein groepje vooraf aan de vergadering doen. Enerzijds omdat je op die manier tot een grotere diversiteit aan oplossingen komt. Anderzijds omdat teamleden hierdoor minder snel overschreeuwd worden door dominante teamleden. Daarnaast is het voeren van een discussie vaak lastig omdat beeld en geluid niet altijd synchroon lopen. Brainstorm daarom vooraf, deel dan jullie – nu doordachte – ideeën.

5. Zorg voor de juiste randvoorwaarden

Tijdens een Zoom-sessie is niets zo irritant als wegvallen vanwege een slechte verbinding. Of de persoon die telkens moet rommelen met zijn geluid — “Horen jullie mij nu wel?

Bereid je daarom goed voor. Weet op welke wijze je aan een vergadering deelneemt en ken ook de technologie; test het desnoods vooraf zodat jij niet degene bent die de vergadering vertraagt. Check je webcam, je microfoon en houd je achtergrond omgeving zo neutraal en professioneel mogelijk.

6. Elimineer zoveel mogelijk afleiding

Kinderen die door het beeld heen rennen of een kat die zich op je toetsenbord nestelt — toen de corona crisis net haar intrede deed en thuiswerken voor de meesten nog nieuw was, konden mensen er begrip voor opbrengen. Nu thuiswerken echter een blijvertje is, leidt het af om je thuisomgeving ‘in beeld’ te brengen.

Ga daarom allereerst op een stille en opgeruimde plek zitten. Stapels vaat op de achtergrond of speelgoed dat rondslingert hoeven niet in beeld. Gebruik tevens de ‘mute’-knop om te voorkomen dat achtergrondgeluiden continue hoorbaar zijn.  Houd ook rekening met printjes of reflecterende materialen op je kleding. Een drukke print of gestreepte blouse zijn helaas vervelend om op een beeldscherm te zien.